Źle opisane zadanie zabija Twoją produktywność

Czy jesteś gotowy i zmobilizowany do pracy, gdy przeglądasz swoją listę zadań? Czy może czujesz wątpliwości i nie wszystko jest dla Ciebie klarowne?

Jednym z powodów ociągania się z pracą, może być po prostu brak pewności, co tak naprawdę powinniśmy wykonać. Jakie kolejne kroki należy podjąć, aby zakończyć zadanie.

Niby wiemy, co do nas należy – przecież lista zawiera konkretny opis. Ale z jakiś dziwnych powodów czujemy pustkę i brak motywacji do podjęcia działania.

Odpowiednie przygotowywanie listy zadań jest ekstremalnie istotne. Źle opisane zadania potrafią zabić Twoją produktywność, motywację, a na końcu skuteczność i poczucie pewności siebie.

Zadbajmy zatem w pierwszej kolejność o to, żeby lista rzeczy do zrobienia była właściwie opracowana.

Każdy sposób jest dobry!

Chciałbym podkreślić, że nie ma jednej skutecznej recepty na to, jak opisywać zadania na liście.

Najczęściej spotykanymi przeze mnie opisami są bardzo zdawkowe hasła, np. „faktury do wystawienia”.

Jedni piszą w trybie dokonanym: „Wystawiłem fakturę”.

Spotkałem się również z opisami przypominającymi cele SMART: „Wystawić fakturę do godz. 12:00. Efektem końcowym będzie wysłanie jej do klienta. Zadanie jest realistyczne i proste” 🙂

Cóż, każdy ma własne preferencje.

Najważniejsze, żeby w całym procesie, opis zadania przemawiał do wyobraźni. Czytasz i wiesz, jakie kroki powinieneś podjąć. Opis zadania automatycznie wywołuje obraz. Nie masz żadnych wątpliwości jaki jest następny krok (David Allen, twórca metodologii Getting Things Done).

Nowy sposób w jaki zacząłem opisywać swoje zadania

Poniższy sposób zacząłem stosować niedawno. U mnie sprawdza się wyjątkowo dobrze.

Metoda jest ekstremalnie prosta.

Poza normalnym opisem tego co muszę wykonać, np. „Wystawić fakturę dla klienta”…

… Dodaję również dodatkowe „metadane”, uzupełniające podstawowe zadanie.

Te metadane mogą być również WCZEŚNIEJSZYMI KROKAMI, które muszę podjąć, żeby zabrać się za główną pracę.

Takimi metadanymi mogą być np.:

  • Nazwa folderu, w którym znajduje się email z dodatkowymi informacjami dot. zadania
  • Nazwisko osoby, do której muszę wysłać maila
  • Niezbędne informacje, które blokują mnie z rozpoczęciem zadania – np. kwota na fakturze, nazwa kontrahenta
  • Nazwa pliku, który muszę odszukać wraz z jego ścieżką.

Dlaczego uwzględniać dodatkowe informacje?

Nawet tak prosta czynność jak wystawienie faktury wymaga wiedzy nt.:

  • Aplikacji, którą musimy uruchomić
  • Nazwy kontrahenta
  • Opisu na fakturze
  • Numeru zamówienia / PO
  • Kwoty
  • Ustalonego termin płatności

Jeżeli nie znamy przynajmniej części tych informacji, najprawdopodobniej będziemy czuć podświadomy opór przed rozpoczęciem tego zadania. Będzie się ono jawić jako trudne do wykonania lub mało przyjemne.

Jak zatem mógłby wyglądać opis zadania związanego z wystawieniem faktury?

todo – mail od XYZ – sprawdzić kwotę i numer PO do faktury – WYSTAWIĆ FAKTURĘ

„Todo” powyżej to nazwa folderu w Outlooku, w którym trzymam maile do zrobienia.

Inne przykłady:

  • Notatnik – pomysł na opis posta – WRZUCIĆ WPIS NA FACEBOOKA
  • Kindle – książką Finansowy Ninja – DOKOŃCZYĆ CZYTANIE ROZDZIAŁU
  • Telefon – placówka medyczna – ZADZWONIĆ I UMÓWIĆ SIĘ NA WIZYTĘ U LEKARZA
  • todo – mail do XYZ – odszukać telefonu do XYZ – ZADZWONIĆ I PRZEDYSKUTOWAĆ TEMAT X

Jak za pewne słusznie zauważyłeś, kapitalikami oznaczam faktyczne zadania do wykonania.

Dzięki tak rozbudowanemu opisowi nie mam żadnych wątpliwości, gdzie, jak i kiedy powinienem rozpocząć zadanie. W połączeniu z typowaniem trzech najważniejszych zadań oraz rezerwowaniem na nie czasu w kalendarzu, praca idzie mi nie tylko szybko. Przede wszystkim na koniec dnia mam poczucie dobrze spełnionego obowiązku.

Minusem takiego podejścia jest z pewnością dłuższy czas potrzebny na spisanie listy to-do. Z drugiej strony dodawanie metadanych zmusza mnie do większego wysiłku planistycznego i wizualizowania sobie konkretnych kroków, które muszę podjąć po drodze do ostatecznego celu.

Gdybyś chciał skorzystać z powyższej metody, będę ogromnie wdzięczny za Twój feedback.

Share this:

Niestrudzenie dążę do rozwoju, zwiększania swoich umiejętności i bycia lepszym człowiekiem. Piszę swojego bloga. Nagrywam vlogi. Uczę się programowania. Pracuję w PR i marketingu. Jestem wielbicielem skreślania zadań ze swoich list to-do.