Jak szybciej i efektywniej pisać maile? – 10 wskazówek

Ilość wiadomości, która codziennie trafia na skrzynkę jest przeważnie poza naszą kontrolą. Jednak sposób w jaki na nie odpowiadamy – jak najbardziej tak! Moja rada jest bardzo prosta: piszmy krócej i konkretniej. Zaoszczędzimy zarówno swój czas, jak i naszego nadawcy.

Pamiętam, jak na początku swojej pracy zawodowej irytowałem się na wiadomości w stylu „FYI & FYA”. Nie rozumiałem, dlaczego ktoś nie chce zadać sobie trudu napisania kilku zdań objaśniających, czego tak naprawdę ode mnie oczekuje?

Dzisiaj sam dziwię się, dlaczego byłem aż tak krytyczny. Wysyłanie krótkich maili to po prostu wygodny sposób na uporanie się z kolejką wiadomości. Co równie istotne – to wyraz troski dla odbiorcy, któremu odczytanie komunikatu zajmuje istotnie mniej czasu :-).

Oczywiście zdarzają się sytuację, gdy musimy wykazać się dużo większą elokwencją. Inaczej piszemy do osób, z którymi wypracowaliśmy partnerskie relacje, inaczej do osób, przy których należy zachować zimny profesjonalizm. Inaczej traktujemy mail roboczy, a czego innego spodziewamy się po oficjalnej ofercie. Niekiedy nasz odbiorca może wręcz oczekiwać obszernych treści – dotyczy to w szczególności rekomendacji, opinii, ekspertyz, instrukcji krok po kroku itp.

W większości przypadków rekomenduję trzymanie się poniższych reguł. Jeśli obawiasz się, że Twoi adresaci zareagują negatywnie na Twój nowy styl pisania, przeprowadź prosty test. Wyślij kilka maili i sprawdź, jak się z tym czujesz. Spytaj się zaprzyjaźnionych osób, czy ten sposób komunikacji pomaga czy utrudnia im życie.

Jeżeli nie zrobi im to większej różnicy, dlaczego miałbyś sam tracić czas na niepotrzebną pracę? Wystarczy przecież urwać 1-2 minuty na pojedynczej wiadomości, aby uzyskać ogromne korzyści czasowe.

10 zasad efektywnego pisania wiadomości

  1. Pisz zwięźle i konkretnie. Staraj się przechodzić do meritum od pierwszego zdania. Pisz dokładnie tyle, ile potrzeba. Maile to nie listy. Pamiętaj, że po drugiej stronie Twój odbiorca także dysponuje ograniczonym czasem.
  2. Jeśli napisanie wiadomości ma zająć Ci więcej niż 5 minut, rozważ inny sposób komunikacji – rozmowę bezpośrednią lub telefon. Umów się na spotkanie robocze, jeśli sprawa wymaga szerszego omówienia.
  3. Używaj skrótów tam, gdzie możesz – np. FYI („for your information” – dla Twojej informacji”), FYA („for your action” – dla Ciebie do wykonania), szczególnie podczas forwardowania wiadomości.
  4. Niech temat już na samym początku zdradza, czego będzie dotyczyć wiadomość. Zamiast enigmatycznych opisów w stylu „Sprawa”, „Pomoc”, „Projekt X”, „Czy masz czas?” itp., postaraj się być bardziej konkretny: „Oferta dla klienta XYZ – formatowanie – potrzebna pomoc”, „Projekt ABC – punkty sporne – prośba o spotkanie”.
  5. Wykorzystuj także temat wiadomości do wyrażenia swoich oczekiwań, np. „Projekt XYZ – raport – POTRZEBNA SZYBKA DECYZJA”. W temacie możesz także zawrzeć informacje o terminach.
  6. Uwzględniaj historie odpowiedzi, ale jednocześnie bądź ostrożny. Jeśli wątki dyskusji zmieniały się już kilkukrotnie, warto zaktualizować temat, aby odzwierciedlał bieżącą treść.
  7. Bądź ostrożny z podejmowaniem wielu wątków w jednej wiadomości. Czasami to oczywiście dużo wygodniejszy sposób niż rozdrabnianie się w wielu mailach. Szczególnie, jeśli dotyczy jednego projektu. Ryzykujesz jednak tym, że po kilku iteracjach, trudno będzie wyciągnąć z takiego tasiemca faktyczne ustalenia. Dlatego, jeśli poczynisz choćby część ustaleń,  zamiast odpowiadać, rozpocznij nową wiadomość.
  8. Unikaj łańcuszków. Wysyłaj maile do tych adresatów, którzy faktycznie są zaangażowani w danych projekt. Oczywiście, jeśli osoby postronne, chcą być umieszczane na kopii, należy spełnić ich prośbę.
  9. W mailu do kilku osób, warto konkretnie wskazać, kto i za co jest odpowiedzialny. W tym celu można stosować znany z Twittera przedrostek „@” przed imieniem konkretnej osoby. „@Wojtek: prześlij do wszystkich aktualną wersję planu. @Małgorzata: wprowadź proszę poprawki”.
  10. Unikaj ponownego przesyłania dużych załączników. Raz wystarczy :-). Jeżeli pliki zajmują 10MB i więcej, warto rozważyć skopiowanie ich na dysk sieciowy, platformę do współpracy zespołowej (np. Sharepoint) lub do chmury (Dropbox, Google Drive, WeTransfer  i inne).

Oczywiście nie zapominaj o zasadach języka polskiego. Dlaczego Twój odbiorca ma czytać wiadomości bez polskich ogonków lub znaków interpunkcyjnych? Z jakiego powodu miałbyś pisać zdania z dużych liter lub pełne literówek?

Pomijając kwestie samego stylu komponowania wiadomości, warto również rozważyć stosowanie ze współpracownikami lub klientami dodatkowych aplikacji w ściśle określonych sytuacjach – np. Skype’a do udzielania błyskawicznej i bardzo konkretnej informacji zwrotnej. Nadawca zadaje Ci szybkie pytanie, np. „Czy wysłałeś już tę ofertę?”, ty z kolei odpowiadasz: „tak, 10:00”. Czyż to nie szybszy i wygodniejszy sposób niż odpisywanie i odbieranie wiadomości e-mail?

Mam nadzieję, że powyższe wskazówki okażą się dla Ciebie pomocne. Jak zwykle, będę wdzięczny za Twój komentarz oraz dobrą radę dla innych czytelników bloga.

Życzę Ci miłego i owocnego dnia!

Share this:

Niestrudzenie dążę do rozwoju, zwiększania swoich umiejętności i bycia lepszym człowiekiem. Piszę swojego bloga. Nagrywam vlogi. Uczę się programowania. Pracuję w PR i marketingu. Jestem wielbicielem skreślania zadań ze swoich list to-do.