Przeciążony zadaniami? Krótka instrukcja, jak nie dopuszczać do powstawania zaległości

Czy denerwują Cię te dni, w których nie wykonałeś wszystkich zaplanowanych zadań? Być może odczuwasz stres, ponieważ następny dzień zapowiada się na równie intensywnie, a tu jak na złość zapewniłeś sobie dodatkową pracę na własne życzenie? Jeśli tak, zapraszam do dalszej lektury.

W dużej ilości przypadków za niezrealizowane zadania odpowiada jeden, bardzo zdradliwy winowajca.

Ale zanim o tym, pozwól, że zapytam Cię…

W jaki sposób docierasz do pracy lub np. na umówione spotkanie?

Czy wychodzisz o losowej godzinie, korzystasz z pierwszego lepszego środku transportu,  bez zastanowienia się, ile czasu zajmie Ci podróż?

Czy może – co bardziej prawdopodobne – planujesz, na którą godzinę masz dotrzeć, sprawdzasz, ile masz dostępnego czasu i na tej podstawie dobierasz środek transportu?

Za pewne wiesz już do czego zmierzam.

Nie dowozimy wszystkich zaplanowanych zadań, ponieważ:

  1. Nie planujemy, do której godziny powinniśmy je skończyć
  2. Nie szacujemy, ile realnie czasu mamy na ich wykonanie
  3. Nie oceniamy, jaki sposób realizacji zadania będzie najefektywniejszy

Nic więc dziwnego, że wrzucamy na naszą listę kolejne zadania, które wydają się nam ważne i niezbędne do wykonania jeszcze dzisiaj. Rośnie z tego całkiem pokaźny stos, którego nie da się załatwić w ciągu jednego roboczego dnia. A przecież doba ma 24 godziny, z czego średnio 8 godzin spędzamy w pracy, a po odliczeniu przerw, rozmów, kaw zostaje tak naprawdę z jakieś 5-6.

Oto właśnie główny winowajca przeciążonych list zadań – nasz optymizm i brak trzeźwej oceny ile czasu tak naprawdę potrzebujemy.

Jak zatem radzić sobie z zaległościami?

Przede wszystkim nie dopuszczać do ich powstawania poprzez odpowiedzialne i realne planowanie dnia.

Mój sposób wygląda następująco:

  • Na sam początek otwieram listę zadań, którą przygotowałem pod koniec poprzedniego dnia. Segreguję wszystkie pozycje według poziomu priorytetu.
  • Przechodzę szybko przez każde zadanie. Sprawdzam czy na pewno dzisiaj MUSZĘ je wykonać. W tym celu zadaję sobie pytanie: „Czy zakończę pracę (wyjdę z biura lub położę się spać) bez odhaczenia tej pozycji?”.
  • Na liście zostają priorytety, na których skupiam się w pierwszej kolejności.
  • Zakładam potrzebny czas na wykonanie najważniejszych zadań (najczęściej w minutach) oraz godzinę, do której powinienem je skończyć
  • Sumuje czas i oceniam czy mój plan jest realny do wykonania.

Dodatkowo przy takim planowaniu i ewaluacji, odejmuję:

  • 20% dostępnego czasu na nieoczekiwane wrzutki
  • 10% na przerwy
  • 20% na tzw. bufor bezpieczeństwa

Planuję zatem jedynie 50% czasu pracy.

Wydawałoby się, że 4 godziny to za mało, aby sensownie pchnąć sprawy do przodu. Z drugiej strony świadomość ograniczonego czasu wymusza koncentrację na zadaniach priorytetowych. Reszta musi poczekać.

A co jeśli liczba ważnych spraw przekracza 4 godziny, a często nawet 8?

Jak wtedy nie dopuścić do powstawania zaległości?

Cóż, ten temat z pewnością przekracza możliwości i zakres tego wpisu, nie mniej przez chwilę chciałbym przedstawić swój punkt widzenia.

Przede wszystkim: nie ma konkretnego rozwiązania problemu chronicznego przeładowania pracą.

Jeżeli tego typu sytuacje zdarzają się okazjonalnie, niekiedy po prostu trzeba zagryźć zęby i zrobić swoje. Wielokrotnie doświadczałem dużych peaków w pracy, ale miałem świadomość, że za X dni projekt się zakończy i wówczas wszystko powinno wrócić do normy.

Jeżeli przeładowanie zadaniami to norma, być może niezbędna będzie szczera rozmowa ze swoim przełożonym lub klientem/-ami. Nie chodzi tu o żalenie się i stawianie się w roli osoby pokrzywdzonej, ale o próbę wypracowania zbalansowanego zakresu obowiązków. Taka konfrontacja może wiązać się nawet ze zmianą charakteru pracy lub stanowiska. W innym wypadku być może konieczne będzie przeorganizowanie pracy w dziale albo zatrudnienie dodatkowej osoby.

Komunikacja jest tutaj kluczowa. Bo skoro nie inicjujesz żadnych wewnętrznych dyskusji, skąd Twój przełożony może wiedzieć, że dzień w dzień robisz po godzinach? Za pewne powinien to wiedzieć, gdyby nie fakt, że on też ma mnóstwo swojej roboty.

Być może wydaje Ci się to bardzo naiwne – „Taaaak, już widzę, jak mój przełożony lituje się nade mną i ściąga mi z głowy połowę obowiązków… Prędzej mnie wykopie albo powie, że jest, jak jest i on też nie ma najłatwiej”.

To co teraz napiszę będzie mało przyjemne i może zostać odebrane jako aroganckie, ale…

Warto odpowiedzieć sobie na dość ważne pytanie – czy w swojej relacji z pracodawcą/klientami jestem partnerem czy podwykonawcą?

Partner to osoba, której utrata może wiązać się z poważnymi skutkami czy wręcz dotkliwymi stratami finansowymi (obniżona produktywność, brak specyficznych kompetencji w firmie, odejście klientów, którzy byli lojalni ze względu na Twoją osobę). Podwykonawca po prostu robi swoją robotę – oddaje swój prywatny czas w zamian za wynagrodzenie. Odejście będzie prawdopodobnie wiązać się z chwilowymi problemami operacyjnymi – głównie związanymi z zatrudnieniem nowej osoby na ten etat.

Partnerzy potrzebują się nawzajem, ponieważ czerpią korzyści na podobnym poziomie. Ty generujesz przychody i zyski dla Twojej firmy, a Twoja firma przyzwoicie Cię za to wynagradza, często znacznie powyżej średniej rynkowej (np. poprzez przyznawanie bonusów lub prowizji).

Pracownik-partner, który poprosi swojego szefa-partnera o szczerą rozmowę z pewnością zostanie wysłuchany. Nawiąże się wówczas dialog, którego celem będzie rozwiązanie niewygodnej sytuacji.

Weź również pod uwagę, że znalezienie satysfakcjonującego obie strony kompromisu może okazać się w ogóle niemożliwe (zbyt sprzeczne interesy). Bycie partnerem nie oznacza, że stałeś się świętą krową nie do ruszenia (osobiście wychodzę z założenia, że nie ma ludzi niezastąpionych). Jeżeli kompromis nie jest możliwy, cóż… może lepiej rozstać się z pracodawcą, aniżeli męczyć siebie, a później – gdy poziom frustracji wzrośnie do wysokiego poziomu – także innych.

Jak stać się takim partnerem? O tym napiszę już następnym razem 😉 Będę ogromnie wdzięczny, gdybyś mógł podzielić się swoim sposobem na planowanie pracy w taki sposób, aby nie dopuszczać do powstawania zaległości.

Share this:

Niestrudzenie dążę do rozwoju, zwiększania swoich umiejętności i bycia lepszym człowiekiem. Piszę swojego bloga. Nagrywam vlogi. Uczę się programowania. Pracuję w PR i marketingu. Jestem wielbicielem skreślania zadań ze swoich list to-do.