Outlook – jak pracować szybciej i przyjemniej?

Istnieje wiele sposób na ułatwienie lub przyspieszenie swojej pracy. Ale ten jest ekstremalnie prosty, skuteczny i nie wymaga od Ciebie radykalnej zmiany swoich nawyków. Chodzi dokładniej o… używanie skrótów klawiaturowych w najczęściej wykorzystywanych aplikacjach 🙂

Pewne kombinacje klawiszy stały się już standardem w pracy. Mogę się założyć, że nawet jeśli nie jesteś zaawansowanym użytkownikiem, wykorzystujesz jakieś skróty na codzień. Np. CTRL + S do zapisywania dokumentów, CTRL + C do kopiowania, CTRL + V do wklejania, czy ALT + F4 do zamykania programu.

Dzisiaj chciałbym Cię namówić do jak najczęstszego wykorzystywania skrótów i wyrzucenia myszki (żebyś przestał jeździć kursorem po całym ekranie w poszukiwaniu właściwej opcji).

Ponieważ zarządzanie mailami zajmuje stosunkowo duży kawałek dnia roboczego, ten wpis chciałbym poświęcić Outlookowi – jednej z najbardziej rozpowszechnionych aplikacji w środowiskach korporacyjnym. Gdybyś był zainteresowany innymi aplikacjami, daj znać – chętnie służę pomocą.

Większość producentów oprogramowania oferuje spis wszystkich skrótów klawiaturowych. Ich liczba potrafi być jednak zwrócić w głowie. Podobnie jest z resztą z Outlookiem.

Postanowiłem wybrać kilka-kilkanaście przydatnych skrótów, które pomogą Ci szybciej czyścić swoją skrzynkę i przełączać się pomiędzy różnymi widokami Outlooka oraz sprawniej pisać maile.

Wszystkie znajdziesz tutaj. Możesz spokojnie pobrać dokument na dysk twardy lub wydrukować i mieć ściągawkę pod ręką.

Skróty w praktyce

Poniżej, jako przykład opiszę Ci, jak może wyglądać Twój „workflow” w Outlooku właśnie przy wykorzystaniu skrótów:

  1. Przełączasz się na widok poczty – CTRL + 1 (w przypadku komputerów Mac: CMD + 1).
  2. Otwierasz pierwszą wiadomość – CTRL + O (CMD + O).
  3. Gdy, chcesz odpowiedzieć nadawcy – CTRL + R (CMD + R). Gdy chcesz odpowiedzieć wszystkim odbiorcom wiadomości – CTRL + SHIFT + R (CMD + SHIFT + R)
  4. Gdy chcesz przesłać wiadomość dalej – CTRL + F (CMD + J)
  5. Przeczytałeś wiadomość, ale chcesz ją przenieść do wybranego folderu – CTRL + SHIFT + V (CMD + SHIFT + M) i wpisujesz nazwę katalogu. Skrót do kopiowania to CTRL + SHIFT + Y (CMD + SHIFT + C)
  6. Chcesz stworzyć nową wiadomość – CTRL + N (CMD + N)
  7. W trakcie pisania wiadomości uważasz, że warto byłoby ją zapisać – CTRL + S (CMD + S)
  8. Skończyłeś pisać maila, wysyłasz za pomocą – CTRL + RETURN (CMD + RETURN)

To tylko podstawowe kombinacje, ale uwierz mi – znacząco przyspieszą Twoją pracę z mailami. Raz jeszcze zachęcam Cię do pobrania one-pagera z istotnymi skrótami do Outlooka.

P.S. Pełną listę skrótów na PC możesz znaleźć na oficjalnej pomocy technicznej Microsoftu. Skróty dotyczące Maca znajdują się na tej stronie.

Share this:

Niestrudzenie dążę do rozwoju, zwiększania swoich umiejętności i bycia lepszym człowiekiem. Piszę swojego bloga. Nagrywam vlogi. Uczę się programowania. Pracuję w PR i marketingu. Jestem wielbicielem skreślania zadań ze swoich list to-do.