Odkładanie pracy na ostatnią chwilę – jak temu przeciwdziałać?

Jak często spotykałeś się z twierdzeniem, że co masz zrobić jutro zrób dzisiaj? To interesujące, jak wbrew dobrym radom, czy wręcz własnym przestrogom („następnym razem będzie inaczej”), potrafimy zawalić niejeden projekt. Lub przynajmniej drastycznie obniżyć jego jakość.

Dla mnie osobiście jedną z najbardziej szkodliwych strategii postępowania jest…

Odkładanie pracy na ostatnią chwilę

To klasyczna strategia stosowana przez wszystkich, którzy mają problemy z motywacją i ze zmobilizowaniem własnych sił przed czekającym ich wyzwaniem. Wystarczy tylko przypomnieć sobie te wszystkie egzaminy na studiach, gdy na 3 dni przed egzaminem kserowało się notatki od sumiennych i życzliwych kolegów/koleżanek, a kolejne 2 dni poświęcało się na wykucie materiału 🙂 Pamiętam te wszystkie obietnice ciskane pod swoim adresem, gdy przysypiałem nad materiałem w środku nocy:

  • że następnym razem będzie inaczej,
  • że gdybym miał jeszcze jeden dodatkowy dzień, bez problemu poradziłbym sobie z egzaminem.

Aha….

Niestety to przyzwyczajenie do zostawiania rzeczy na ostatnią chwilę nie kończy się na studiach. Przenosimy je zarówno do życia prywatnego, jak i do pracy.

Z moich obserwacji i rozmów ze znajomymi wynika, że nawet przy dłuższym terminie (np. 2 tygodnie) nie zabieramy się za projekt od pierwszego dnia. Czasu pozornie jest całkiem sporo, musimy się więc odpowiednio nastroić, przygotować grunt pod pracę, a zadanie powinno nabrać mocy urzędowej – i w taki sposób zaczynamy na 2-3 dni przed terminem.

Dopiero wtedy gonimy na łeb na szyję, pracujemy po godzinach, niekiedy zarywamy noce. Gdy oddajemy efekt naszej pracy, czujemy (a przynajmniej ja tak mam) ulgę zmieszaną z poczuciem winy. Wiemy, że w niektórych miejscach sobie odpuściliśmy, poszliśmy na skróty, nie przemyśleliśmy wszystkich za i przeciw. Kac moralny szybko mija, ale przyzwyczajenie do pracy na ostatnią chwilę i oddawania niekiedy przeciętnego efektu końcowego zostaje wzmocnione i utrwalone.

Wydawałoby się, że przecież można było postąpić inaczej. Niektóre zadania wydają się tak skomplikowane i złożone, że wręcz nieświadomie przed nimi uciekamy. Dopiero bliski termin oddania potrafi podziałać jak zimny prysznic, dając prawdziwego powera. Wielokrotnie złapałem się na tym, że pod presją czasu pracowałem zdecydowanie efektywniej i szybciej wpadałem na ciekawy pomysły. Byłem zmobilizowany, spięty i jednocześnie przerażony, że mógłbym nie dotrzymać terminu.

Paradoksalnie, gdy próbowałem zabrać się za jakiś projekt wcześniej, efekty przychodziły wolniej i nie zawsze byłem przekonany o wartości swojej pracy. Z kolei pod wpływem stresu wywołanego zbliżającym się terminem, nie mogłem sobie pozwolić na takie wątpliwości.

Co można zrobić, aby wywołać koncentrację i to twórcze napięcie, ale na samym początku pracy nad projektem?

Przede wszystkim określ cel – na jakim efekcie ostatecznym Ci zależy? Czy odbębnić robotę, zrobić swoje, czy też chcesz wspiąć się na wyżyny swoich możliwości? Po prostu ustal poziom jakości.

Po drugie, planując projekt w czasie, zacznij od jego końca. Wyciągnij kalendarz i jako pierwszą datę zaznacz ostateczny termin oddania projektu.

Następnie określ wszystkie niezbędne kroki. To mogą być bardzo szczegółowo opisane zadania (określające np. ilość pomysłów wygenerowanych w czasie burzy mózgu odnoszących się do konkretnego wyzwania biznesowego) lub ogólne i rozległe kamienie milowe (jak np. „rozpisanie pomysłów”). W tym momencie poziom szczegółowości nie ma aż tak istotnego znaczenia – musisz go po prostu dostosować do swojego preferowanego stylu pracy.

Gdy już poznałeś, ile dokładnie pracy masz przed sobą (lub przed współpracownikami) cofaj się wstecz do obecnego dnia, dodając kolejne kamienie milowe w kalendarzu. Ale właśnie w odwrotnej kolejności – od zakończenia do rozpoczęcia projektu, czyli np.:

  • „przesłanie prezentacji klientowi”
  • „wprowadzenie ostatnich poprawek”
  • „wysłanie prezentacji współpracownikom do zaopiniowania”
  • „stworzenie finalnej wersji roboczej”
  • „wprowadzenie treści z dokumentu roboczego”
  • itp. itd.

Powyższą technikę zapożyczyłem od Neila Fiorre z jego książki pt. „Now Habit”. Określanie pracy nad projektem od jego końca jest proste i przynajmniej dla mnie bardziej intuicyjne. Łatwiej określać kamienie milowe lub uzupełnić je o brakujące pozycje, jeśli wypisaliśmy je sobie wcześniej.

W planowaniu dat dla poszczególnych kamieni milowych bardzo istotne jest wyznaczanie ich w sposób odpowiedzialny i realistyczny. Przy zbyt ambitnie napakowanym kalendarzu bardzo szybko zderzysz się z brutalną rzeczywistością. Papier przyjmie wszystko, ale to nie zmienia faktu, że dysponujesz jedynie 24h godzinami każdego dnia.

Po określeniu celu, kamieni milowych i przyporządkowaniu ich na osi czasowej, bardzo szybko zdasz sobie sprawę, czy możesz sobie pozwolić na grę w kotka i myszkę czy musisz zakasać rękawy i ostro zabrać się do pracy od pierwszego dnia. Planując inne projekty w kalendarzu lub przynajmniej wpisując w nim terminy, jak na dłoni zobaczysz swoje obłożenie pracą, co może skutecznie zmotywować Cię do podjęcia natychmiastowego działania.

Oczywiście powyższa metoda nie gwarantuje w 100% sukcesu. Na naszą motywację wpływa zbyt wiele czynników zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Ale z pewnością jest to dobry początek w walce z negatywnym nawykiem, jakim jest odkładanie pracy nad kluczowymi projektami.

Share this:

Niestrudzenie dążę do rozwoju, zwiększania swoich umiejętności i bycia lepszym człowiekiem. Piszę swojego bloga. Nagrywam vlogi. Uczę się programowania. Pracuję w PR i marketingu. Jestem wielbicielem skreślania zadań ze swoich list to-do.