Jak wybrać najważniejsze zadania dnia?

Czy zdarza Ci się zawiesić przy wyborze najważniejszych zadań z długiej listy to-do? Oto bardzo prosta technika, dzięki której bardzo szybko ustalisz priorytety.

Załóżmy, że masz 7 bardzo ważnych zadań do wykonania:

  1. Przygotować raport miesięczny
  2. Przygotować ofertę na organizację seminarium
  3. Przeczytać prezentację korporacyjną od klienta
  4. Przygotować część prezentacji dla potencjalnego klienta
  5. Wykonać telefon do trzech podwykonawców
  6. Sprawdzić tekst po koledze z działu
  7. Zaplanować pracę przy projekcie dla zespołu roboczego

Od którego zacząć?

Wszystkie zadania są oczywiście istotne, a żeby było nieco trudniej termin ich oddania przypada na koniec dnia roboczego. Gdybyś np. raport miesięczny (zadanie nr 1) musiał oddać do godz. 12:00, wiedziałbyś na czym skupić się w pierwszej kolejności.

Taka wolność wyboru z jednej strony pozwala pracować według własnego rytmu. Czasami jednak może narazić Cię na poczucie niepewności. Szczególnie, gdy wszystkie zadania postrzegasz jako ważne.

Metoda, którą Ci zaproponuję jest ekstremalnie prosta, szybka i jednocześnie efektywna.

Polega on na zestawieniu pod względem poziomu ważności (lub pilności) wszystkich zadań, ale UWAGA – w jednym momencie można porównać względem siebie tylko 2 pozycje.

Aby pokazać, jak to działa w praktyce, porównajmy pierwsze trzy zadania z listy
* Z2 vs Z1 -> ważniejsze: Z2
* Z3 vs Z1 -> ważniejsze: Z1
* Z3 vs Z2 -> ważniejsze: Z2

Zadanie nr 2 zdobyło dwa głosy, więc powinno być wykonane w pierwszej kolejności. Zadanie nr. 1 zdobyło jeden głos, a zadanie nr 3 żadnego, będzie zatem wykonane na samym końcu.

Proste, prawda?

Zobaczmy, jak zastosować to ćwiczenie dla wszystkich 7 pozycji na papierze:

Viola! W trzy minuty mamy ułożoną kolejność zadań 🙂 Najważniejszym zadaniem dnia jest przygotowanie prezentacji dla potencjalnego klienta.

Uwielbiam tę metodę, ponieważ możemy zastosować ją w zasadzie do każdej sytuacji wyboru – zarówno w pracy, jak i w przypadku zadań o nieco przyjemniejszym charakterze – np. jaki serial obejrzeć w pierwszej kolejności 😉

Share this:

Niestrudzenie dążę do rozwoju, zwiększania swoich umiejętności i bycia lepszym człowiekiem. Piszę swojego bloga. Nagrywam vlogi. Uczę się programowania. Pracuję w PR i marketingu. Jestem wielbicielem skreślania zadań ze swoich list to-do.