Codzienne czyszczenie skrzynki pocztowej do zera – hit czy kit?

Czy słyszałeś o Inbox zero, czyli metodzie zarządzania skrzynką pocztową poprzez codzienne czyszczenie jej do zera? Jeżeli miałeś okazję czytać moje poprzednie wpisy, to pewnie domyślasz się, że jestem jej wielkim fanem i często się na nią powołuję.

Inbox zero nie oznacza, że nie posiadasz żadnych wiadomości w ogóle. To byłby skrajny minimalizm, a może wręcz nieodpowiedzialność. W końcu wiele maili warto zachować jako tzw. „dowodówki” (choćby akceptacje klientów i przełożonych) czy materiały referencyjne.

Inbox zero to brak wiadomości w głównym widoku poczty. Wszystkie lądują we właściwym miejscu – w końcu od czego są dodatkowe foldery?

A zatem, gdy otrzymujesz wiadomość, powinieneś zrobić z nią jedną z poniższych czynności:

  1. Odpowiedzieć / wykonać zadanie – jeśli możesz to zrobić od ręki i nie zajmie Ci więcej niż kilka minut. Następnie maila kasujesz lub archiwizujesz.
  2. Zapisać na liście zadań i przenieść do odpowiedniego folderu
  3. Zdelegować lub przesłać właściwej osobie
  4. Skasować lub zarchiwizować – jeżeli wiadomość nie wymaga żadnego działania.

Moje wyzwanie 7/30/90 – czyli dlaczego poruszyłem ten temat ponownie?

O Inbox zero pisałem już wcześniej, tak naprawdę na samym początku swojego blogowania.

Staram się przestrzegać powyższych zasad codziennie, ale szczerze – nie zawsze mi się to udawało.

Tym razem postanowiłem bezwzględnie wdrożyć Inbox zero w pracy i przyjrzeć się bliżej, jaki wpływ ta metoda ma na moją efektywność, jeśli będę ją stosować bezwzględnie każdego dnia. Tym samym Inbox zero stał się jednym z moich wyzwań 7/30/90.

Postanowiłem popełnić ten wpis, ponieważ przekroczyłem pierwszy poziom 7 dni. Czy po tak krótkim czasie jestem w stanie wskazać konkretne korzyści?

Co zyskałem po 7 dniach?

Przede wszystkim porządek oraz nieco większy spokój i pewność.

  • W głównej skrzynce nie trzymam wiadomości sprzed kilku dni. Wszystko jest na bieżąco obrabiane lub zaplanowanie do zrobienia.
  • Nie czuję zatem tak dużego niepokoju, czy oby przypadkiem w tej całej stercie maili nie kryje się coś istotnego, czym powinienem zająć się w pierwszej kolejności.
  • To daje mi zdecydowanie większy spokój i przestrzeń emocjonalną, dzięki czemu mogę lepiej skoncentrować się na bieżącym zadaniu.
  • Wiem, że nieprzeczytane wiadomości nie zostały jeszcze przeze mnie przerobione.
  • Ale jednocześnie jestem pewien, że zajmę się nimi przy następnej okazji. Widzę na bieżąco ile jeszcze maili na mnie czeka i ile mniej więcej czasu będę musiał na nie poświęcić.
  • Rano, gdy odpalam klienta pocztowego w biurze, widzę, ile dokładnie maili przyszło w nocy. Jestem w stanie szybko je obrobić i zająć się właściwą pracą.

To ja jestem panem swojej skrzynki pocztowej, a nie jej sługą.

Jak to wygląda w praktyce?

Inbox zero – aby był efektywny – wiąże się z jednym, prostym warunkiem.

Każdą wiadomość należy czytać tylko raz. Nie powinno się zatem odczytywać maila tylko po to, żeby zobaczyć, co kryje się w jego środku i za sekundę go porzucić.

Zdaje sobie sprawę, że każda wiadomość rodzi pokusę, a czasami wręcz obawę, że możemy przegapić coś bardzo istotnego. Sam z resztą tego doświadczam. Walczę jednak ze swoimi odruchami, żeby nie doprowadzić do jeszcze większego bałaganu w skrzynce (i w głowie) oraz tak naprawdę wydłużenia czasu pracy.

Większość nadawców – tak przynajmniej wynika z moich obserwacji – wysyłając pilne lub istotne maile, nadaje im odpowiedni priorytet (flaguje je). Dlatego, jeśli otrzymujesz powiadomienie przychodzącego maila, ale wiesz, że nie masz czasu lub ochoty się nim aktualnie zająć, po prostu go nie ruszasz.

Z tematem jednorazowego odczytywania wiadomości wiąże się też inna kwestia – jak często zaglądać do skrzynki pocztowej?

Najprostsza odpowiedź brzmi: tyle ile potrzeba, ale najlepiej jak najrzadziej. Jeżeli jesteś w stanie ograniczyć się do 2-3 sesji dziennie, podczas których przerobisz bieżącą korespondencję, to super. W moim przypadku wygląda to mniej więcej tak:

  • 9:00/10:00 – przerobienie maili, który napłynęły wieczorem/w nocy
  • 11:00/12:00 – zajęcie się popołudniowymi mailami
  • 15:00/16:00 – przerobienie wszystkich maili + przeczyszczenie listy zadań.

Znam ludzi, którzy maile odczytują tylko raz dziennie, a przez cały czas mają wyłączone automatyczne powiadomienia. Można? Można!

Czy to jest trudne / czy nie zajmuje zbyt dużo czasu?

Codziennie czyszczenie skrzynki pocztowej oczywiście wiąże się z dodatkowym narzutem czasowym, ale powiedzmy sobie szczerze – i tak będziesz musiał zająć się wszystkimi lub większością maili. Praca sama się nie wykona, o ile nie posiadasz genialnego zespołu współpracowników, na których możesz polegać i którzy są w stanie zdjąć z Ciebie obowiązki w krytycznych momentach.

Ja wolę zajmować się pocztą na bieżąco. W ten sposób nie zastanawiam się, czy nie pominąłem niczego ważnego lub czy ktoś nie czeka na odpowiedź z mojej strony.

Czy to rzeczywiście jest Ci potrzebne?

To wszystko zależy, jak ważną rolę w Twojej pracy odgrywa skrzynka pocztowa. Dzisiaj prawie każdy musi z niej korzystać, a na pewno dotyczy to pracowników umysłowych. Nie w każdym jednak przypadku maile decydują o sukcesie zawodowym i zdolności do realizacji najważniejszych celów.

Dla sprzedawców zaawansowanych rozwiązań informatycznych to spotkania bezpośrednie z klientami są dużo skuteczniejszym narzędziem. Dla programistów skrzynka to głównie narzędzie wspomagające ich główną działalność, ale już pracownicy marketingu i PR dużą część swojego czasu poświęcają na komunikację mailową. Z doświadczenia mogę powiedzieć, że bez tego efektywność specjalistów ds. komunikacji byłaby wręcz znikoma.

Niezależnie od tego, jak krytyczne dla realizacji Twoich celów jest ogarnięcie skrzynki pocztowej, warto, abyś odpowiedział sobie na pytanie:

„Czy czuję się dobrze ze świadomością, że w mojej skrzynce zalegają nieprzeczytane wiadomości?”

Pozwól, że zostawię Cię z tym pytaniem na koniec mojego wpisu – gdybyś zastanawiał się, czy jest sens podążać tą ścieżką?

Share this:

Niestrudzenie dążę do rozwoju, zwiększania swoich umiejętności i bycia lepszym człowiekiem. Piszę swojego bloga. Nagrywam vlogi. Uczę się programowania. Pracuję w PR i marketingu. Jestem wielbicielem skreślania zadań ze swoich list to-do.